Voordelen

Kostenbesparing
Er zijn diverse redenen om Office 365 te gebruiken. De belangrijkste is wel de kostenbesparing, omdat er geen investeringen meer nodig zijn in de IT en dat alleen betaald hoeft te worden voor daadwerkelijk gebruik. De diensten worden in abonnementsvorm afgenomen. Maar het scheelt niet alleen in investeringen, ook het beheer (personeel) gaat naar beneden. Technisch beheer en ondersteuning worden door Microsoft geleverd.   

Schaalbaar
Een ander groot voordeel van Office 365 is dat de diensten worden afgenomen op basis van de behoefte van uw organisatie. Omdat er per werknemer wordt betaald, wordt er simpelweg niet te veel betaald voor de licenties en dit kan op ieder gewenst moment worden bijgesteld. Hetzelfde geld ook voor de opslagcapaciteit. Standaard beschikt iedere medewerker over 25 GB opslagruimte voor e-mail. Blijkt dit niet voldoende te zijn, dan kan er simpel extra opslagcapaciteit bijgekocht worden.

Het Nieuwe Werken
Met behulp van Office 365 is het tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen handbereik.Uw medewerkers kunnen zowel op kantoor als op iedere andere locatie op dezelfde manier toegang krijgen tot agenda's, mail, documenten etc. Met chat en video kan zelfs op afstand deelgenomen worden aan overleggen en vergaderingen. Daarbij kan de medewerker gebruik maken van eigen mobiele aparatuur, zoals mobiele telefoons, notebooks of tablets. Het Nieuwe Werken is een feit.

Laagdrempelig gebruik
De standaard diensten die met Office 365 worden aangeboden zijn Exchange online, SharePoint online en Lync online. Deze diensten zijn naadloos geïntegreerd met elkaar. Dit betekent dat veel de verschillende diensten en functionaliteiten vanuit de vetrouwde Office en Outlook schermen benaderd kunnen worden. Daarmee is het werken met Office 365 zeer laagdrempelig voor uw medewerkers.

Veilige opslag
Als u werkt met Office 365 worden uw gegevens opgeslagen in het datacenter van Microsoft. Vanaf dat moment hoeft u zich niet meer druk te maken over het uitvallen van servers, back-ups, brand, beveiliging computerruimte etc. De data staat bij een professionele leverancier die gespecialiseerd is in de beveiliging daarvan. Zelfs een laptop die wordt gestolen levert geen bedrijfsrisico meer op, want de data staat niet langer lokaal maar in het externe datacenter.

Nadelen

Afhankelijkheid van het internet
Het grootste voor de hand liggende nadeel is de beschikbaarheid van internet. Om te kunnen werken met Office 365 is een internet verbinding noodzakelijk. Deze verbinding bestaat uit de volgende schakels; uw eigen netwerk, uw eigen internetverbinding en de internetprovider. Hiervoor geldt dat de ketting zo sterk is als de zwakste schakel. In situaties zonder internetverbinding kunt u met behulp van SharePoint Workspace wel gewoon doorgewerken aan documenten op uw computer. Als de internetverbinding weer is hersteld worden de lokale wijzigingen automatisch gesynchroniseerd met de gegevens in Office 365. Sharepoint Workspace 2010 zit standaard in de Office Professional Plus 2010 licentie.

Beperkt maatwerk mogelijk
SharePoint online heeft in tegenstelling tot SharePoint on-premise (lokaal), beperkingen in het maatwerk. Dit betekent dat Office 365 wat minder flexilbiteiteit biedt in in het maken van specifieke oplossingen. In het geval maatwerk noodzakelijk is kunt u overwegen om te kiezen voor een hybride model, met een combinatie van beide omgevingen, zowel online als on-premise.